南アフリカの大学院に研究留学しているSaoriです(@saori_chris_)。
今や海外とのやりとりが当たり前。しかし、最初は「どう英語で書いたらいいか分からない！」と悩んでしまいます。相手に対して失礼にならないようにと思うと、さらに頭を抱えてしまいますよね(経験者)。
今回は私がネイティブから学んだ、メールでの質問/依頼で使えるビジネス英語をシェアしたいと思います。よく使われる表現をマスターすれば、英語のメールも自信を持って書けちゃいます！
もくじ
メールの件名
相手がメールを受け取って最初に目にするのが件名。件名を見ただけですぐ内容が分かるようにします。
不明な点について問い合わせる時に便利なのが、Inquiryです。“Inquiry regarding〜”にすると、「〜についての問い合わせ」という意味になります。
Inquiry
(〜についての) 質問、問い合わせ、照会
Inquiry regarding the study visa
学生ビザに関しての問い合わせ
Inquiry regarding shipment order
船便に関する問い合わせ
Inquiryを件名に入れるだけで、「問い合わせのメールである」ことが相手に一発で伝わります。
[依頼/お願いごと] 使える表現方法
I wonder if you could 〜
“I wonder if you could 〜”を使うことで控えめな依頼になります。
I wonder if you could 〜
(相手が) 〜することはできますでしょうか？
I wonder if you could help me out.
助けてもらってもいいですか？
I was wondering if you could 〜
上記と同じように控えめな表現です。
I was wondering if you could 〜
(相手が) 〜することはできますでしょうか？
I was wondering if we could talk in person.
直接お会いしてお話しすることはできますでしょうか？
I was wondering if you could send us the document.
書類を送ってもらうことはできますでしょうか？
I was wondering if you could do me a favor.
頼みごとをしてもよろしいでしょうか？
if you wouldn’t mind 〜
“wonder”を使ったフレーズ3つめ。この表現も依頼や相手の許可を求める時に使えます。
if you wouldn’t mind 〜
もし差し支えなければ
I am contacting you to ask if you wouldn’t mind showing me the results.
もし差し支えなければ結果を見せていただきたく、ご連絡いたしました。
It would be great if you could 〜
こちらも相手に何かをしてもらいたいときに使える、丁寧なお願いの仕方です。
It would be great if you could 〜
〜していただけるとありがたいです
It would be great if you could show me the manual – would you have time in the next two weeks?
マニュアルを見せていただけるとありがたいです。今週か来週で都合がいい日程はありますでしょうか？
It would be great if we could arrange a suitable time to meet.
お会いするのにご都合の良い時間を決めれたら幸いです。
I would highly appreciate if you could 〜
こちらも相手に何か依頼するときに使える、丁寧な表現です。
I would highly appreciate if you could 〜
〜していただけると非常にありがたいです
I would highly appreciate if you could attend the meeting on behalf of me today.
私の代わりに今日のミーティングに参加していただけると非常にありがたいです。
そのほか質問するときに使えるフレーズ
would like to を使った質問表現
上記の例でも頻出している“would”は、丁寧に質問/依頼するときによく使います。
Would like to
〜したい
I would like to know when the machines will be available.
機械がいつ利用可能になるか教えていただけないでしょうか？
I would like to inform you that we are planning to use the meeting room tomorrow.
明日、会議室を利用することをご連絡いたします。
Could you 〜？ を使った質問表現
丁寧に聞くときに“Could you〜”もよく使います。
Could you〜
〜していただけますか？
Could you tell us when will be a suitable time for you?
ご都合のいいお時間を教えていただけますか？
Could you fill in this form, please?
このフォームに記入していただけますか？
clarify を使った質問表現
不明な点について詳しく聞きたいときは、clarifyを使うと良いです。
clarify
(意味･立場などを) 明らかにする、明確にする
If you wouldn’t mind, I would like to clarify some points with you.
差し支えなければいくつかの点について質問させてください。
walk (人) through 〜 を使った質問表現
段階的に詳しく説明してもらいたいときに使います。
walk (人) through
(人)に～を一通り説明する
Could you walk me through how you order items?
商品の注文方法を一から順に説明してもらえませんか？
follow up を使った質問表現
フォローアップは、送ったメールに対する返信を催促したり、進捗状況を伺うことです。
follow up
追跡調査、フォローアップ
I would like to follow up regarding the e-mail I sent you the other day.
こないだ送ったメールについてフォローアップをさせてください。
Just following up – I am sorry if my last e-mail was a bit confusing. Would you prefer to talk over Skype?
フォローアップですが、先日送ったメールが少し分かりにくかったら申し訳ありません。Skypeで話した方が宜しいでしょうか？
おわりに
以上、メールで丁寧に質問するとき/依頼するときに使える英語フレーズでした。
