南アフリカで博士課程に留学しているSaoriです。
海外で過ごしていると、英語でメールをやりとりするのが当たり前に。
初めは戸惑いますが、日本語のメールに決まった表現や言い回し方があるように、英語でもよく使われるフレーズがあることに気付きます。それらを上手く使いこなすことで、ネイティブっぽいメールが書けるようになります。
今回は「ビジネスメールでも使える便利な英語表現」を紹介したいと思います。
もくじ
了解しました！と返したい場合
「承知しました/了解しました」と言いたいとき。「Alright – thank you!」とかでも全然良いですが「Noted with thanks.」を使うとネイティブ感がでます(なんやそれ←)
Hi XXX
Noted with thanks.
Kind regards
Saori
ちなみに、「Noted with thank you」とは言わないのでご注意を。必ず“thanks” です。
メールに対してお礼を言いたい場合
人それぞれ使っているフレーズがあると思いますが、私がよくメールで使う「お礼の表現」は、
- Thank you for the message. 「ご連絡ありがとうございます」
- Thank you for the information. 「情報ありがとうございます」
- Thank you for the update. 「最新情報を教えていただきありがとうございます」
- Thanks for the documents. 「書類を送っていただきありがとうございます」
- Thanks for the quick response. 「早速のご返信ありがとうございます」
- Thank you for your prompt response. 「早速のご返信ありがとうございます」
などです。
書類を添付する時に使う表現
書類をメールに添えて送る場合に使える表現は「Please find attached (the 書類のタイプ)」です。この場合“attached”の前に“the”はつけず、書類の前につけます。
別の表現として「Please find the document attached」というのもあります。
- Please find attached the slides I presented this week. 「今週プレゼンしたスライドを添付いたします」
- Please find the document attached. 「書類を添付いたします」
- Please find the form attached.「フォームを添付いたします」
不明な点を明らかにしたい場合、問合せに使える表現
Follow-up
海外では、メールの返信が返ってこないことが多くあります。そういう時は「Follow-up (フォローアップ)のメール」を送って返信/回答を催促します。
基本的に「I would like to follow up on 〜(催促したい内容)」という形で使います。
少しフランクな言い方だと「I’m following up on 〜(催促したい内容) 」です。
[英語]
Hi XXX
Hope you are well.
I would like to follow up on the refund of expense during my stay in Botswana – when can I expect this to be processed?
Kind regards
Saori
[日本語(意訳)]
XXX様
こんにちは。
ボツワナで滞在した際の経費の返金についてフォローアップしたく存じます。いつ頃、手続きが行われる予定でしょうか？
Kind regards (文章の締め言葉)
Saori (署名)
ボツワナへ出張したときの経費返金の手続きが遅かったので、「いつ返金されるの？」という内容を送ったメールです。
メールの書き出しについて
何回かやりとりしている相手には、“Hi Steve”などと書きます。初めてメールする場合は“Dear Steve”という書き出しにしています。メールを数回やりとりしたら私はHiに切り替えてます。
日本語だと丁寧に対応するのが良いとされていますが、英語の場合はややフレンドリーな感じが好まれる印象です。
“Could you please assist me with”
何かをヘルプしてもらいたい時に使えるフレーズが、「Could you please assist me with〜(助けてもらいたい内容)」です。
Hi XXX
Could you please assist me with who I should contact to book the machine?
Kind regards
Saori
[日本語(意訳)]
XXXさん
機械の予約について誰に問い合わせたら良いか教えて(助けて)いただけませんか？
Kind regards (文章の締め言葉)
Saori (署名)
「助けてお願い！」の丁寧なバージョンです笑
“Hope you can point me in the right direction”
誰に聞いたら良いのか分からないけど、とりあえず知っていそうな人にメールするとき。
“Hope you can point me in the right direction”「(意訳) 私を正しい方向に向けてくれることを願っています」と書くことで適切な人に繋いでもらったり、何かそれに関して情報やアドバイスをもらいたい気持ちが示せます。
[英語]
Hi XXX
Hope you are well.
I’m just following up on the message below.
Do you know the contact person who is in charge for ordering materials during lockdown period?
Hope you can point me in the right direction.
Kind regards
Saori
[日本語(意訳)]
XXXさん
こんにちは。
下記の件でフォロアップしたく、メールいたしました。ロックダウン期間中の試薬注文を行っている担当者をご存じでしょうか？
何かこの件に関してアドバイスを頂ければ幸いです。
Kind regards (文章の締め言葉)
Saori (署名)
上の例文は、「ロックダウン中に試薬を注文をしたいけど、大学のオフィスが閉まっててどうやって注文すれば良いか分からない。誰に連絡すればいいの？助けて！」という内容のメールを研究室の秘書さんに送った時です。
「ご承知下さい」と言う時に使える表現
何か相手に留意してもらいたい内容を添える場合、「Please note that〜(内容)」や「Kindly note that〜(内容)」を使います。
- Please note that my office hours are Mondays, Wednesdays and Fridays. 「私のオフィスアワーは月曜、水曜、金曜です」
- Kindly note that the ETA for this item is tomorrow morning.「この商品の到着予定時刻(ETA)は明日の午前中です」
“Please”と“Kindly”は同等の意味なので「Please kindly note that〜」とは言わないのです。
どっちか一つで良いです。
見積書を請求する時に使える表現
見積書は「quote」です。見積書を請求する言い方は色々ありますが、
- Could I please get a quote for 〜(品物名)
- Could I be quoted for 〜(品物名)
などが一般的です。
[英語]
Hi XXX
Thank you for the information. Could I please be quoted for CST 9733T x 1?
Kind regards
Saori
[日本語(意訳)]
こんにちはXXXさん。
情報ありがとうございます。CST9733Tx1の見積書を出していただけますか？
Kind regards (文章の締め言葉)
Saori (署名)
まとめ
以上、ビジネス英語として頻繁に使える英語表現でした！
